Kyllä, koko hotellin voi vuokrata yrityksen tapahtumaa varten. Lokkilinnassa tämä on mahdollista off-season-kaudella 1.9.–30.4., jolloin kaikki 26 merinäköalahuonetta ovat varattavissa yksinomaan yrityksen käyttöön hintaan alkaen 2 800 €. Kokonaisvaraus tarkoittaa, että hotellissa ei ole muita vieraita, jolloin koko tila palvelee ainoastaan ryhmääsi. Alla käymme läpi, mitä kokonaisvaraus sisältää, kenelle se sopii ja miten se kannattaa suunnitella.
Koko hotellin varaaminen yritykselle tarkoittaa, että yritys varaa jokaisen hotellihuoneen itselleen, jolloin hotellissa ei majoitu lainkaan muita vieraita. Tämä antaa yritykselle täyden hallinnan tiloihin, aikatauluihin ja palveluihin koko vierailun ajaksi. Kyseessä on yhden luukun ratkaisu, jossa majoitus, ruokailu, kokoustilat ja aktiviteetit järjestyvät yhdestä paikasta.
Käytännössä kokonaisvaraus sisältää tyypillisesti kaikki huoneet, yhteiset tilat, ravintolan sekä muut hotellin palvelut. Yritys voi muokata ohjelmaa, aikatauluja ja ruokailuja täysin omien tarpeidensa mukaan ilman, että muut vieraat rajoittavat toimintaa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kokouksia voi pitää missä tahansa hotellin tilassa, ruokailut voidaan ajoittaa ryhmälle sopivasti ja illan ohjelma voidaan suunnitella vapaasti.
Kokonaisvaraukseen kuuluu myös taloudellinen selkeys: sen sijaan että jokainen huone hinnoiteltaisiin erikseen, hotelli tarjoaa kokonaispaketin, joka kattaa kaikki tarvittavat palvelut. Lokkilinnan ryhmäpalvelut on suunniteltu juuri tätä ajatellen, ja pakettiin sisältyvät aina aamiainen ja iltasauna. Catering räätälöidään erikseen ryhmän toiveiden mukaan.
Koko hotellin vuokraus sopii parhaiten ryhmille, jotka ovat riittävän suuria täyttämään hotellin kapasiteetin, mutta riittävän pieniä mahtuakseen boutique-tyyppiseen hotelliin. Käytännössä tämä tarkoittaa useimmiten 10–40 hengen ryhmiä. Pienemmille ryhmille kokonaisvaraus tarjoaa poikkeuksellisen yksityisyyden, kun taas suuremmat ryhmät hyötyvät siitä, että kaikki osallistujat majoittuvat saman katon alla.
Sopiva ryhmäkoko riippuu hotellin kapasiteetista. Pienissä boutique-hotelleissa optimaalinen ryhmäkoko on tyypillisesti alle 40 henkeä, kun taas suuremmissa lomakeskushotelleissa kokonaisvaraus voi palvella satoja osallistujia. Tärkeintä on, että ryhmä on tarpeeksi suuri täyttämään kaikki huoneet, jotta kokonaisvarauksen logiikka toteutuu.
Strategiapäiville ja johtoryhmäkokouksille tyypillinen osallistujamäärä on 10–50 henkeä, mikä vastaa hyvin pienen boutique-hotellin kapasiteettia. Tällöin kaikki avainhenkilöt majoittuvat samassa paikassa, mikä edistää epävirallista vuorovaikutusta myös varsinaisten kokoushetkien ulkopuolella. Kokonaisvaraus ei sen sijaan sovellu suurille kongresseille tai julkisille tapahtumille, jotka vaativat kongressikeskuksen kaltaisia tiloja.
Koko hotellin voi varata kokonaan laajaa valikoimaa yritystilaisuuksia varten. Parhaiten kokonaisvaraus sopii tapahtumiin, joissa yksityisyys, yhteisöllisyys ja intensiivinen yhdessäolo ovat keskeisiä tekijöitä. Tyypillisiä tilaisuuksia ovat strategiapäivät, kickoff-tapahtumat, johtoryhmäkokoukset, tiimirakennuspäivät, koulutukset ja yritysjuhlat.
Erityisesti strategiapäivät hyötyvät toimistosta poikkeavasta ympäristöstä. Strategiapäivien suunnittelua käsittelevä aineisto korostaa, että tuttu toimistoympäristö ei herätä uutta ajattelua, kun taas inspiroiva ympäristö ja luonnonläheisyys aktivoivat luovuutta. Merellinen ympäristö Kalajoen Hiekkasärkillä tarjoaa juuri tällaisen vaihtelun arjen rutiineista.
Myös luottamuksellisuutta vaativat tapahtumat, kuten tuotelanseeraukset tai hallituksen kokoukset, sopivat erinomaisesti kokonaisvaraukseen. Kun hotellissa ei ole muita vieraita, arkaluonteiset keskustelut pysyvät yrityksen sisällä eikä ulkopuolisia kohdata yhteisissä tiloissa.
Kokonaisvarauksessa ruokailu räätälöidään täysin ryhmän toiveiden ja tapahtuman luonteen mukaan. Catering voidaan suunnitella aamiaisesta iltajuhlaan, ja ruokailuajat sovitetaan ohjelman rytmiin. Erityisruokavaliot ja toiveet otetaan huomioon etukäteen tehtävällä suunnittelulla.
Laadukas ruokailu on tärkeä osa onnistunutta yritystapahtumaa muutenkin kuin vain ravinnon kannalta. Yhteiset ruokailuhetket ovat luontevia kohtaamispaikkoja, joissa tiimiläiset voivat verkostoitua ja käydä epävirallisia keskusteluja. Hyvin suunniteltu ruokailu tukee myös jaksamista pitkän kokouspäivän aikana.
Käytännön suunnittelussa kannattaa sopia ruokailujen ajoituksesta, annosmäärästä ja mahdollisista teematoiveista hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Erityisruokavaliot, kuten gluteenittomuus, vegaanisuus tai allergiset rajoitteet, on syytä ilmoittaa etukäteen eikä vasta paikan päällä. Näin keittiö pystyy valmistautumaan kunnolla ja palvelu sujuu jouhevasti koko ryhmälle.
Yritysryhmille on tarjolla monipuolisia aktiviteetteja ja lisäpalveluita, jotka tukevat sekä työskentelyä että virkistymistä. Merellinen sijainti Kalajoen Hiekkasärkillä avaa erityisen ympäristön ulkoiluun, rentoutumiseen ja yhteiseen tekemiseen. Aktiviteetit voidaan yhdistää saumattomasti kokouspäivän ohjelmaan.
Hotellin omia palveluita ovat muun muassa ulkoporeallas merinäköalan äärellä, sähkömopon ja pyörän vuokraus sekä harrastusvälineet, joita vieraat voivat käyttää maksutta. Matka alueen parhaille reiteille alkaa suoraan hotellin pihasta. Läheltä löytyvät myös Kalajoen matkailukeskuksen monipuoliset palvelut, jotka täydentävät hotellin omaa tarjontaa.
Suomalaisissa yritystapahtumissa suosittuja aktiviteetteja ovat muun muassa saunaelämykset, ulkoilu- ja liikunta-aktiviteetit, ryhmäpelit sekä luovat workshopit. Tiiminrakentamiseen soveltuvat aktiviteetit vaihtelevat ryhmän koon ja tavoitteiden mukaan: pienille ryhmille sopivat interaktiiviset ja osallistavat tehtävät, kun taas suuremmille ryhmille toimivat kilpailulliset joukkuetehtävät ja ohjatut ulkoilmat.
Hotellin kokonaisvaraus kannattaa suunnitella hyvissä ajoin, mieluiten useita kuukausia ennen tapahtumaa. Suosittu ajankohta tai haluttu hotelli voi olla varattuna jo vuotta aiemmin, joten varhainen yhteydenotto on avainasemassa. Suunnittelun tueksi kannattaa määritellä selkeät tavoitteet, osallistujamäärä ja tapahtuman luonne ennen tarjouspyyntöä.
Kokonaisvarauksen neuvottelu etenee yleensä neljässä vaiheessa: ensin tiedustelu ja tarpeiden kartoitus, sitten tarjouksen läpikäynti, sopimusneuvottelu ja lopuksi viimeistelypalaveri ennen tapahtumaa. Ennen sopimuksen allekirjoittamista on tärkeää tarkistaa peruutusehdot, maksuaikataulu ja ruokailuminimit. Suomalaisissa hotelleissa peruutukset alle kuukausi ennen tapahtumaa voivat johtaa merkittäviin kulukorvauksiin.
Viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa on hyvä toimittaa hotellille tarkka ohjelmarunko: saapumisajat, ryhmäaktiviteettien ajankohdat, ruokailujen toivottu rytmitys ja lähtölogistiikka. Mitä tarkemmin hotelli tuntee ohjelman etukäteen, sitä sujuvammin palvelu toimii paikan päällä. Jos yrityksessä järjestetään strategiapäiviä säännöllisesti, kannattaa ne merkitä vuosikelloon etukäteen, jolloin suosituimmat ajankohdat saadaan varmistettua ajoissa.
Meillä Lokkilinnassa koko hotellin vuokraus yritykselle on mahdollista off-season-kaudella 1.9.–30.4. Kokonaisvarauksen hinta alkaa 2 800 eurosta, ja se sisältää kaikki 26 merinäköalahuonetta yksinomaan yrityksenne käyttöön. Ajantasainen hinta ja saatavuus kannattaa aina varmistaa suoraan meiltä, sillä hinnoittelu voi vaihdella ajankohdan ja ryhmän tarpeiden mukaan.
Kaikki huoneemme avautuvat merelle, ja useimmissa on oma parveke. Osassa huoneita on myös minikeittiö tai oma sauna, mikä tekee niistä erityisen sopivia pidempiin vierailuihin tai pienemmille ryhmille, jotka haluavat enemmän yksityisyyttä. Kokonaisvaraukseen sisältyvät aina aamiainen ja iltasauna, ja catering räätälöidään ryhmän toiveiden mukaan kahvitauoista illallisiin.
Tarjoamme ihanteelliset puitteet erilaisille yritystilaisuuksille: tilavat kokous- ja juhlatilat, merimaisemiin avautuva ravintola ja kattava terassi, saunat sekä aktiviteetit merellisessä ympäristössä. Kaikki palvelut löytyvät saman katon alta, joten tapahtuman järjestäminen on sujuvaa alusta loppuun.
Haluatko kuulla lisää tai pyytää tarjouksen? Ota yhteyttä meihin suoraan, niin suunnitellaan yhdessä yrityksellenne sopiva kokonaisuus. Voit myös tutustua tarkemmin ryhmäpalveluihimme ja katsoa, mitä kaikkea kokonaisvaraukseen on mahdollista sisällyttää.
AUKIOLOAJAT
ma-pe 7.00-22.00
la 8.00-22.00
su 8.00-20.00
Terassin aukioloajat info-sivulla
Matkailutie 199
85100 KALAJOKI
P. 08 469 6700
hotelli@lokkilinna.fi
