Ryhmävaraus pitää vahvistaa kirjallisesti sähköpostitse viimeistään kuukautta ennen saapumista, ja peruutus on maksuton saman aikarajan puitteissa. Myöhemmistä peruutuksista veloitetaan 50 prosenttia kahden viikon varoajalla ja koko hinta alle kahden viikon varoajalla. Nämä ehdot koskevat yli 10 hengen ryhmiä, ja ajantasaiset ehdot kannattaa aina varmistaa suoraan palveluntarjoajalta. Alla käymme läpi koko varausprosessin aikajanan, peruutussäännöt ja ryhmänvetäjän vastuut käytännönläheisesti.
Ryhmävaraus kannattaa tehdä mahdollisimman ajoissa, mieluiten useita kuukausia ennen tapahtumaa. Mitä suuremmasta ryhmästä on kyse, sitä aikaisemmin varaus tulee tehdä, jotta halutulle ajankohdalle saadaan riittävästi huoneita, tiloja ja ruokailukapasiteettia. Viime hetken varaukset ovat harvoin mahdollisia suurille ryhmille.
Käytännön nyrkkisääntönä voidaan pitää, että yli 10 hengen ryhmät tarvitsevat erillisen ryhmävaraussopimuksen, jota yleiset yksittäisten huoneiden varausehdot eivät kata. MaRa ry:n yleiset ehdot koskevat vain alle 10 hengen ryhmiä, joten suuremmille ryhmille sovitaan aina erilliset, palveluntarjoajakohtaiset sopimusehdot. Tämä tarkoittaa, että varaus kannattaa käynnistää neuvotteluvaiheella hyvissä ajoin.
Aikainen varaus hyödyttää molempia osapuolia. Hotelli pystyy varaamaan tarvittavat resurssit, ja ryhmänvetäjä saa enemmän joustavuutta ohjelman suunnitteluun. Erityisesti kesäsesongin aikana tai juhlapyhinä suosittujen kohteiden kapasiteetti täyttyy nopeasti, joten varauksen tekeminen puolesta vuodesta vuoteen etukäteen on täysin tavallista suuremmille ryhmille.
Kun alustava varaus on tehty, hotelli lähettää tarjouksen tai varausvahvistuksen, josta käyvät ilmi sovitut palvelut, hinnat ja ehdot. Tässä vaiheessa ryhmänvetäjällä on vielä mahdollisuus tarkentaa yksityiskohtia ennen sitovan vahvistuksen antamista.
Ryhmävaraus on vahvistettava kirjallisesti sähköpostitse viimeistään kuukautta ennen saapumispäivää. Jos varaus tehdään alle kuukautta ennen saapumista, vahvistus annetaan varauspäivänä. Kirjallinen vahvistus tekee sopimuksesta sitovan molemmille osapuolille.
Vahvistusprosessi etenee selkeän aikataulun mukaan:
Ryhmävarauksen vahvistaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että ryhmänvetäjä hyväksyy kirjallisesti sovitut ehdot, hinnat ja aikataulun. Tämän jälkeen varaus siirtyy ennakkolaskutusvaiheeseen. Ryhmänvetäjä vastaa kaikista varaukseen liittyvistä kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita.
Nimilistan toimittaminen kahta viikkoa ennen saapumista on tärkeä osa prosessia. Lista sisältää huonejaon sekä tarvittavat henkilötiedot, joiden perusteella hotelli voi valmistautua ryhmän vastaanottoon. Ryhmänvetäjän vastuulle kuuluu myös ilmoittaa mahdollisista erityisruokavalioista ja muista erityistarpeista, kuten lemmikkien mukana tulosta, ajoissa. Lemmikit ovat sallittuja rajallisessa määrässä huoneita, ja niistä on aina ilmoitettava etukäteen.
Jos suunnittelet yrityksesi tai seurasi ryhmämatkaa Kalajoelle, tutustua ryhmäpalveluihimme kannattaa hyvissä ajoin, jotta varaus ehditään räätälöidä tarpeidenne mukaan.
Ryhmävarauksen peruutusehdot määräytyvät sen mukaan, kuinka kauan ennen saapumista peruutus tehdään. Maksuton peruutus on mahdollinen viimeistään kuukautta ennen saapumista. Myöhemmistä peruutuksista veloitetaan joko puolet tai koko varauksen hinta.
Alla oleva vertailu tiivistää peruutusajankohdan vaikutuksen kustannuksiin:
Peruutusehdot ovat voimassa heti, kun kirjallinen vahvistus on annettu. Tämä tarkoittaa, että myöhäinen peruutus voi tulla kalliiksi riippumatta siitä, johtuuko se sairaudesta, aikataulumuutoksesta tai muusta syystä. Siksi on tärkeää seurata peruutusrajapäiviä tarkasti ja tiedottaa hotellille mahdollisimman nopeasti, jos suunnitelmat muuttuvat.
Peruutus tulee aina tehdä kirjallisesti. Suullinen ilmoitus ei riitä, eikä se käynnistä peruutusprosessia. Kirjallinen peruutus luo molemmille osapuolille selkeän dokumentin siitä, milloin peruutus on tehty ja mitkä kustannukset siitä aiheutuvat.
On hyvä huomata, että ehdot voivat muuttua, ja ajantasaiset ehdot kannattaa aina varmistaa suoraan palveluntarjoajalta ennen varauksen tekemistä.
Jos ryhmän koko muuttuu varauksen tekemisen jälkeen, hotellille on ilmoitettava muutoksesta kirjallisesti mahdollisimman nopeasti. Laskutus perustuu vahvistettuun henkilömäärään, ja merkittävät muutokset voivat vaikuttaa sekä hintaan että käytettävissä oleviin tiloihin.
Ryhmänvetäjällä on keskeinen rooli henkilömäärän seurannassa. Nimilista huonejakoineen toimitetaan 14 vuorokautta ennen saapumista, ja tässä vaiheessa ryhmänvetäjän on tiedettävä lopullinen osallistujamäärä. Jos henkilömäärä pienenee olennaisesti, hotellilla voi olla oikeus neuvotella tilajärjestelyistä ja hinnoittelusta uudelleen.
Henkilömäärän kasvu on yleensä helpompi hallita kuin pieneneminen, kunhan hotellille ilmoitetaan muutoksesta ajoissa. Jos ryhmä kasvaa merkittävästi, lisähuoneita tai suurempia tiloja ei välttämättä ole enää saatavilla, joten muutoksista kannattaa neuvotella heti tiedon tultua. Laskutus toteutetaan toteutuneen henkilömäärän mukaan, jos se ylittää vahvistetun määrän.
Henkilömäärän pieneneminen myöhään, erityisesti alle kahden viikon varoajalla, voi johtaa siihen, että alkuperäinen hinta laskutetaan kokonaan, koska hotelli ei enää pysty täyttämään vapautuneita paikkoja. Tämä on alan yleinen käytäntö, jonka tarkoituksena on kattaa jo aiheutuneet henkilöstö- ja valmistelukulut.
Matkavakuutus tai erillinen peruutusturva on vahvasti suositeltavaa ryhmävarauksiin, koska hotellilla ei ole velvollisuutta hyväksyä maksutonta peruutusta edes lääkärintodistuksen perusteella. Vakuutus suojaa ryhmänvetäjää ja osallistujia odottamattomilta kustannuksilta, jos tilaisuus joudutaan perumaan pakottavasta syystä.
Vakuutus kannattaa hankkia heti varauksen vahvistamisen yhteydessä. FINE:n ohjeistuksen mukaan matkakohtainen vakuutus kannattaa ottaa heti, kun matkan peruuttaminen ilman ylimääräisiä kuluja ei enää ole mahdollista, koska vakuutus ei kata peruuntumisia, joiden syy on ilmennyt jo ennen vakuutuksen ottamista. Käytännössä tämä tarkoittaa, että vakuutus tulee hankkia ennen kuin vahvistus on annettu tai välittömästi sen jälkeen.
Peruutusturva korvaa yleensä vain pakottavista syistä aiheutuneita kuluja, kuten vakavan sairauden tai onnettomuuden. Se ei korvaa tilanteita, joissa matka halutaan perua ilman erityistä syytä. Ryhmävarauksissa kannattaa selvittää, kattaako vakuutus koko ryhmän vai ainoastaan yksittäisen matkustajan, sillä ryhmäkohtaisten vakuutustuotteiden ehdot vaihtelevat.
Jotkut premium-luottokortit sisältävät peruutusturvan osana matkavakuutusta, mutta tämä turva on usein rajattu vakavimpiin sairaustapauksiin, ja kattosummat voivat olla pienempiä kuin erillisessä vakuutuksessa. Suurten ryhmävarausten kohdalla erillinen peruutusvakuutus on usein kattavampi vaihtoehto.
Ryhmävarauksen tekeminen Lokkilinnaan on selkeä ja tuettu prosessi, jossa ryhmänvetäjä saa henkilökohtaista palvelua alusta loppuun. Varaus käynnistyy tarjouspyynnöllä, jonka perusteella räätälöimme kokonaisuuden ryhmän tarpeiden mukaan, olipa kyseessä yrityksen strategiapäivä, urheiluseuran leiriytyminen tai perhejuhla.
Varausprosessi etenee seuraavasti:
Tarjoamme kaikki ryhmäpalvelut saman katon alta: tilavat kokoustilat videotykillä, fläppitaululla ja langattomalla internetyhteydellä, kausiluontoinen lounas- ja à la carte -ruokailu merinäköalaravintolassamme, viihtyisät huoneet ja iglut sekä aktiviteetit merellisessä ympäristössä. Ulkoporeallas, sähköpyörävuokraus ja lasten merirosvolaivaleikkipaikka tekevät oleskelusta mieleenpainuvan koko ryhmälle.
Ryhmänvetäjä saa meiltä selkeän tukihenkilön, jonka kanssa kaikki yksityiskohdat voidaan hioa kuntoon ennen saapumista. Ennakkolaskutus pitää käytännön järjestelyt yksinkertaisina, eikä ryhmänvetäjän tarvitse kerätä maksuja yksittäisiltä osallistujilta. Muistathan, että varaajan tulee olla täysi-ikäinen ja lemmikkien mukana tulosta on ilmoitettava etukäteen.
Lokkilinna on ihanteellinen kohde ryhmämajoitukselle Kalajoella, olipa ryhmä pieni tai suuri. Tutustu ryhmäpalveluihimme ja pyydä tarjous suoraan meiltä. Tarkemmat tiedot ja yhteydenottolomake löytyvät yhteydenottosivultamme, josta tavoitat meidät nopeasti ja helposti.
AUKIOLOAJAT
ma-pe 7.00-22.00
la 8.00-22.00
su 8.00-20.00
Terassin aukioloajat info-sivulla
Matkailutie 199
85100 KALAJOKI
P. 08 469 6700
hotelli@lokkilinna.fi
